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Mission: chair a 30-minute project meeting

Running a meeting. Chair a short meeting with a tight agenda, a late talkative colleague and a follow-up email.

FrenchC1 · French at workAbout 13 min: 11 reading, 2 practiceUpdated

After this lesson you can
  • Write a timed ordre du jour with an owner and an aim for each point
  • Open, give the floor and keep time with set phrases
  • Handle a latecomer who talks too long without causing offence
  • Record decisions with il est décidé que (qui, quoi, quand)
  • Send a compte rendu the same day
French at work: lesson 1 of 4
  1. C1 · French at work
  2. Mission: chair a 30-minute project meeting 13 min
  3. Mission: negotiate a job offer 12 min
  4. Mission: present a quarterly chart to the board 11 min
  5. Mission: write a note recommending a solution 12 min

Level Level C1 (around the DALF C1 exam). Real French: chairing the weekly project meeting at a French workplace.

Mission

La commande. Vous êtes Hélène Marchand et vous coordonnez une équipe projet de quatre personnes. Votre directrice, Mme Perrot, vous demande de présider la réunion hebdomadaire de jeudi 12 novembre, de 10 h à 10 h 30. Votre public : Karim Benali, Julie Roche et Bastien Morel, que vous vouvoyez tous, l'équipe étant nouvelle. Vous remettez trois choses, en tout environ 230 mots : l'ordre du jour (envoyé mercredi), deux répliques à dire en séance (l'ouverture, puis votre réponse à Bastien quand il déborde) et le compte rendu (envoyé jeudi à 11 h).

Document 1 : le courriel de Mme Perrot

De : Odile Perrot À : Hélène Marchand Objet : Réunion de jeudi

Hélène, merci de présider la réunion de jeudi, de 10 h à 10 h 30 : je serai en déplacement. Il me faut trois décisions : le calendrier des tests, le budget de la formation (plafond : 1 500 euros) et la date de lancement. Je veux le compte rendu dans la matinée, avec qui fait quoi, et pour quand. Dernière chose : la réunion de la semaine dernière a duré cinquante minutes. Pas cette fois.

O. Perrot

Document 2 : le message de Bastien

De : Bastien Morel À : Hélène Marchand Objet : Jeudi

Bonjour Hélène, j'arriverai sans doute quelques minutes après 10 h : rendez-vous chez un client. Je voudrais vraiment que nous parlions de l'assistance aux utilisateurs. Personne ne s'en occupe, et au lancement, ça nous retombera dessus.

Bastien

Document 3 : vos notes pendant la réunion de jeudi

10 h 08 : Bastien arrive. Calendrier : tests en retard d'une semaine ; tout le monde est d'accord pour reprendre lundi 16 novembre. Karim s'en charge. Formation : Julie a un devis de 1 200 euros (plafond : 1 500). Tout le monde est d'accord. Julie réserve la session avant le vendredi 20 novembre. Lancement : le 8 décembre convient à tous, mais Mme Perrot doit encore valider. Assistance : Bastien parle sept minutes des horaires d'ouverture ; aucune décision possible. À reprendre jeudi 19. Fin : 10 h 29.

(Documents fictifs.)

What it is

Comment un professionnel s'y prend

  1. Il part des décisions, pas des sujets. Il se demande : « Qu'est-ce qui doit être décidé avant la fin de cette réunion, et par qui ? » Chaque point reçoit un but (décision ou information) ; un sujet qu'on ne peut pas trancher ici n'a pas sa place dans l'ordre du jour.
  2. Il lit ce que chacun veut sans le dire. Il se demande : « Qu'est-ce qui est voulu mais pas dit ? » Derrière « Pas cette fois », la directrice exige qu'on tienne l'heure. Derrière l'insistance d'un collègue, il y a souvent une inquiétude réelle, qui reviendra si on l'écarte.
  3. Il compte le temps. Les durées doivent faire exactement celle de la réunion, avec cinq minutes gardées pour la fin : une réunion qui déborde sacrifie d'abord son récapitulatif.
  4. Il prévoit la dérive. Quelqu'un parlera trop. Il prépare la formule qui remercie, donne l'heure et déplace le sujet à une date précise, au lieu de le refuser.
  5. Il récapitule avant de décider. Tant que tous n'ont pas entendu la même chose, rien n'est décidé. Il dit « Si je récapitule… », puis « Il est décidé que… », et il nomme le responsable.
  6. Il relit son compte rendu comme celui qui n'était pas là. Chaque décision répond à qui, quoi, pour quand ; ce qui n'est pas encore ferme (une validation attendue) est écrit comme tel.

Votre boîte à outils

MomentVous dites
OuvrirNous avons quatre points à l'ordre du jour et nous terminons à 10 h 30.
Donner la paroleJe laisse la parole à Karim.
Tenir l'heureIl nous reste trois minutes sur ce point.
ReporterJe vous propose de reprendre ce point jeudi prochain.
RécapitulerSi je récapitule, … / Pour résumer, …
DéciderIl est décidé que les tests reprendront lundi.
  • Il est décidé que + indicatif (souvent le futur) enregistre une décision ; avec un infinitif : il est décidé de reporter la livraison.
  • Je vous propose de + infinitif oriente poliment. Se charger de (Karim s'en charge) désigne le responsable.
  • Dans le compte rendu, le style nominal (Calendrier : …) se lit plus vite que des phrases complètes.
  • Gardez le même registre avec chaque personne : vous partout dans la réunion.

Why it matters

Présider une réunion est l'un des gestes les plus visibles au travail : un ordre du jour net, une main calme avec celui qui parle trop et un compte rendu arrivé le jour même font dire qu'on sait conduire une équipe. La même tâche revient dans une équipe projet, une association, un conseil d'école, une assemblée de copropriétaires. C'est aussi un exercice de lecture : ce qu'on vous demande est rarement tout ce qu'on attend de vous.

Worked example

Un autre cas. Sandrine Leclerc préside le bureau d'une association de jardin partagé (le « Jardin des Lilas », nom fictif), mardi 3 novembre, de 20 h à 21 h, avec Omar, Patricia et Gilles. Trois documents : un courriel de la mairie qui accorde 900 euros de subvention, à employer avant le 31 décembre ; un message d'Omar qui veut acheter des outils ; un message de Patricia, plus réservé (« Je ne suis pas sûre que nous ayons assez de bras pour une fête en juin »). Gilles, le trésorier, a l'habitude de parler longuement des cotisations.

L'ordre du jour (envoyé lundi) :

Objet : Réunion du bureau, mardi 3 novembre, 20 h – 21 h

1. 20 h 00 – 20 h 20 : emploi de la subvention de 900 euros (Omar), 20 min : décision 2. 20 h 20 – 20 h 40 : fête de printemps, date et bénévoles (Patricia), 20 min : décision 3. 20 h 40 – 20 h 55 : cotisations en retard (Gilles), 15 min : information 4. 20 h 55 – 21 h 00 : récapitulatif et prochaines étapes (Sandrine), 5 min

Deux répliques en séance :

Ouverture : Bonsoir à tous. Nous avons quatre points à l'ordre du jour et nous terminons à 21 h. Je vous propose de commencer par la subvention ; je laisse la parole à Omar.

À Gilles, qui déborde sur les cotisations : Gilles, je vous remercie, le sujet compte. Il nous reste cinq minutes pour le récapitulatif ; je vous propose de reprendre le détail des relances au prochain bureau.

Le compte rendu (envoyé à 21 h 30) :

Objet : Compte rendu du bureau du mardi 3 novembre

Bonsoir à tous,

Merci de votre présence. Voici les décisions prises.

Subvention : il est décidé que les 900 euros seront répartis ainsi : 600 euros d'outils, 300 euros de plantes. Omar passe la commande avant le vendredi 20 novembre.

Fête de printemps : samedi 12 juin retenu, à condition de réunir six bénévoles. Patricia lance l'appel avant le 15 décembre.

Cotisations : 11 adhérents sur 38 n'ont pas réglé (165 euros). Gilles relance avant le vendredi 13 novembre.

Prochain bureau : mardi 1er décembre, 20 h.

Cordialement,

Sandrine Leclerc

Décompte : le texte complet (ordre du jour, deux répliques, compte rendu) compte 234 mots, objet et signature compris. Règle de comptage : les mots sont séparés par des espaces ; les signes de ponctuation isolés (tirets, deux-points) ne comptent pas.

Pourquoi ça marche :

  • Chaque point de l'ordre du jour a un but, un responsable et une durée, et les quatre durées font 60 minutes (20 + 20 + 15 + 5).
  • L'ouverture donne le nombre de points et l'heure de fin : le temps a un coût visible.
  • Le message de Patricia disait un doute sans le dire ; le compte rendu retient « à condition de réunir six bénévoles », ce qui garde la décision honnête.
  • Gilles n'est pas coupé : on déplace son sujet à une date précise, et le compte rendu le garde.
  • Chaque décision a son qui, son quoi, son pour quand ; les chiffres sont recalculés (600 + 300 = 900 ; 11 × 15 = 165).

Ce qu'un relecteur reprocherait à une version faible :

  • Un ordre du jour qui liste « Subvention », « Fête », « Divers » : ni but, ni responsable, ni durée.
  • Un compte rendu qui écrit « on a parlé de la fête » : aucune décision, personne ne sait qui fait quoi.
  • Un « Gilles, passons ! » sec : le sujet est refusé, et Gilles reviendra, plus bruyant.

Common mistake

Au travail, ce sont l'ordre du jour et le compte rendu qui échouent le plus souvent, plus que la grammaire. Un ordre du jour qui ne dit que « Budget » ne donne ni responsable, ni durée, ni but ; un compte rendu qui note « on a parlé du budget » n'enregistre aucune décision. Les fautes de langue qui affaiblissent celui qui préside : la mauvaise préposition, wrong: je vous propose à commencer (on dit je vous propose de commencer), et le mélange des registres, wrong: Karim, je vous laisse la parole. Tu peux commencer ? (on dit Pouvez-vous commencer ?).

Quick check

Tap an answer to check it.

  1. Dans une autre réunion, Bastien soulève un risque qui conditionne directement la décision du point 3. Que fait la présidente ?

    Show answer

    Elle note le sujet et le rattache au point 3 : « Votre point pèse sur la date de lancement ; nous y reviendrons au point 3. ». un sujet hors programme se reporte ; un sujet qui conditionne une décision du jour s'y rattache. C'est le contexte qui tranche.

Key terms

l'ordre du jour
liste des points à traiter, avec durée, responsable et but
le compte rendu
trace écrite des décisions prises en réunion
les prochaines étapes
ce qui sera fait ensuite, par qui et pour quand
je laisse la parole à…
formule pour inviter quelqu'un à parler
si je récapitule
formule qui précède une décision, pour s'assurer que tous ont compris la même chose
il est décidé que…
formule du compte rendu pour enregistrer une décision
se charger de
prendre la responsabilité d'une tâche (Karim s'en charge)
reprendre ce point
revenir sur un sujet plus tard, à un moment précisé

Practise the key terms

Tap a card to turn it over. 8 cards.

FrontBack
l'ordre du jourliste des points à traiter, avec durée, responsable et but
le compte rendutrace écrite des décisions prises en réunion
les prochaines étapesce qui sera fait ensuite, par qui et pour quand
je laisse la parole à…formule pour inviter quelqu'un à parler
si je récapituleformule qui précède une décision, pour s'assurer que tous ont compris la même chose
il est décidé que…formule du compte rendu pour enregistrer une décision
se charger deprendre la responsabilité d'une tâche (Karim s'en charge)
reprendre ce pointrevenir sur un sujet plus tard, à un moment précisé

Task

Pour la mission (Hélène, jeudi 12 novembre), écrivez : l'ordre du jour envoyé mercredi, l'ouverture, votre réplique à Bastien quand il déborde sur l'assistance, et le compte rendu de 11 h, à partir des trois documents. En tout, environ 230 mots.

Model answer

Show the model answer

Objet : Réunion de projet, jeudi 12 novembre, 10 h – 10 h 30

1. 10 h 00 – 10 h 10 : calendrier des tests (Karim), 10 min : décision 2. 10 h 10 – 10 h 18 : budget de la formation, plafond 1 500 euros (Julie), 8 min : décision 3. 10 h 18 – 10 h 25 : date de lancement (Hélène), 7 min : décision 4. 10 h 25 – 10 h 30 : récapitulatif et prochaines étapes (Hélène), 5 min

Ouverture : Bonjour à tous. Nous avons quatre points à l'ordre du jour et nous terminons à 10 h 30. Je vous propose de commencer par le calendrier ; je laisse la parole à Karim.

À Bastien, qui déborde sur l'assistance : Bastien, je vous remercie, le sujet compte. Je vous propose de le reprendre jeudi 19 en premier point : il nous reste cinq minutes pour fixer la date de lancement.

Objet : Compte rendu de la réunion du jeudi 12 novembre

Bonjour à tous,

Merci de votre présence. Voici les décisions prises.

Calendrier : il est décidé que les tests reprendront lundi 16 novembre. Karim s'en charge.

Formation : devis de 1 200 euros validé (plafond : 1 500). Julie réserve la session avant le vendredi 20 novembre.

Lancement : date du 8 décembre proposée, sous réserve de la validation de Mme Perrot.

Assistance : point reporté ; premier point de la réunion du jeudi 19 novembre.

Prochaine réunion : jeudi 19 novembre, 10 h.

Hélène Marchand

Le texte compte 230 mots, avec la même règle de comptage que dans l'exemple (objet et signature compris).

Pourquoi ça marche :

  • L'ordre du jour fait 10 + 8 + 7 + 5 = 30 minutes et reprend les trois décisions que Mme Perrot réclame ; « Pas cette fois » est entendu comme une exigence de temps.
  • Bastien reçoit une place nommée (« premier point du 19 »), car son inquiétude sur l'assistance est réelle ; la présidente la garde sans lui sacrifier la réunion.
  • Sous réserve de la validation de Mme Perrot montre le degré de certitude de la date, sans fausse fermeté.
  • Chaque décision est à l'indicatif, avec un responsable et une date ; le compte rendu tient en quelques lignes nominales.

Ce qu'un relecteur reprocherait :

  • Écrire « Lancement : le 8 décembre est confirmé » : la validation de la directrice n'est pas acquise.
  • Oublier le point de Bastien dans le compte rendu : il le vivrait comme un refus, et le sujet reviendrait au pire moment.

Practice

Quick quiz

Tap an answer to check it.

  1. Hélène ouvre la réunion devant une équipe habituée à déborder. Laquelle des deux ouvertures choisissez-vous ?

    Show answer

    Bonjour à tous. Nous avons quatre points à l'ordre du jour et nous terminons à 10 h 30.. l'ouverture fixe le cadre : combien de points, jusqu'à quelle heure.

  2. Bastien insiste sur l'assistance alors que la décision du jour est ailleurs et que son souci est réel. Laquelle des deux réponses choisissez-vous ?

    Show answer

    Bastien, je vous remercie ; je vous propose de reprendre ce sujet jeudi prochain, en premier point.. reporter avec une date ne refuse pas le sujet ; refuser sans date l'écarte.

  3. Dans le compte rendu, laquelle des deux lignes choisissez-vous pour la formation ?

    Show answer

    Formation : devis de 1 200 euros validé. Julie réserve la session avant le vendredi 20 novembre.. un compte rendu est un outil : qui, quoi, pour quand.

Spot the error

One line is wrong. Tap it.

  1. Quelle ligne contient un glissement de langue ?

    Show answer

    Je vous serais gré de bien vouloir confirmer votre présence avant mercredi.. la formule est savoir gré à quelqu'un de… : je vous saurais gré de bien vouloir… ; je vous serais gré mélange avec je vous serais reconnaissant.

Practise speaking

Studyfern has no voice tools of its own. To practise out loud, copy this prompt into a voice-capable AI assistant and talk with it.

Jeu de rôle. Vous êtes Bastien Morel, un collègue bavard qui arrive sept minutes en retard à une réunion de projet de trente minutes. Vous me vouvoyez ; j'emploie aussi « vous ». D'abord, vous inventez une variante inédite (un autre projet, trois points à l'ordre du jour) et vous me présentez la situation en deux phrases. Je préside à voix haute : je vous donne mon ordre du jour, j'ouvre la séance, puis vous m'interrompez avec un sujet hors programme qui vous tient à cœur. Une fois, vous insistez comme une vraie personne un peu vexée (« Ce n'est pas rien, quand même ! »). Ensuite, vous me donnez votre avis en français, avec trois points au plus, selon ces critères : un ordre du jour chronométré avec responsable et but, une ouverture avec l'heure de fin, un sujet reporté à une date précise plutôt que refusé, une décision récapitulée avec qui, quoi, pour quand. Quand j'ai rempli ces critères et dicté un compte rendu d'environ 80 mots, vous dites « Mission accomplie ! » et vous me donnez un conseil. Limitez chaque réplique à trois phrases, sauf pour présenter la situation.

Listen too. Listen to native speakers before and after: see the free listening and shadowing links.

Good to know. AI feedback on pronunciation is hit and miss, so check yourself against native recordings. Many assistants turn your speech into text first, so a vowel or liaison you got wrong may be silently “heard” as the right word. Don't share personal details: use a made-up name and town.

New to this? Read Practising speaking with an AI.

In short

  • Un bon ordre du jour part des décisions : chaque point a un but, un responsable et une durée, et le total fait la durée de la réunion.
  • On ouvre avec le nombre de points et l'heure de fin ; on donne la parole avec je laisse la parole à….
  • Un sujet hors programme se reporte à une date précise (je vous propose de reprendre ce point…) ; s'il conditionne une décision du jour, on le rattache à celle-ci.
  • On récapitule (si je récapitule) avant de décider, puis on enregistre : il est décidé que…, avec qui, quoi, pour quand.
  • Le compte rendu part le jour même et dit ce qui est ferme et ce qui attend une validation.

Check yourself

Answer in your head first, then open the answer. Nothing is saved.

  1. Un collègue veut absolument parler d'un sujet qui n'est pas à l'ordre du jour. Comment décidez-vous de le placer ou de le reporter ?

    Show answer

    Je me demande s'il conditionne une décision du jour. Si oui, je le rattache à ce point ; sinon, je le reporte à une date et à un point précis, et le compte rendu en garde la trace.

  2. Votre directrice écrit « Pas cette fois » après une réunion trop longue. Qu'en déduisez-vous pour votre ordre du jour ?

    Show answer

    Que tenir l'heure est le vrai critère de réussite : peu de points, des durées qui font le total exact, cinq minutes gardées pour la fin, et une ouverture qui annonce l'heure de fin.

  3. Une date de lancement convient à tous mais la directrice n'a pas validé. Comment l'écrivez-vous dans le compte rendu ?

    Show answer

    Comme proposée, sous réserve de la validation, et non comme confirmée : le compte rendu ne doit pas promettre plus que ce qui est acquis.

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