Mission: write a note recommending a solution
Formal reports. Write a one-page note to a director with a clear structure and a firm recommendation.
FrenchC1 · French at workAbout 12 min: 10 reading, 2 practiceUpdated
- Structure a note with objet, contexte, constats, analyse and recommandations
- Write in an impersonal, nominal style
- Link ideas with formal connectors
- Recommend with il est recommandé de and nous préconisons
- Keep a note to one page and check every figure
French at work: lesson 4 of 4
- C1 · French at work
- Mission: chair a 30-minute project meeting 13 min
- Mission: negotiate a job offer 12 min
- Mission: present a quarterly chart to the board 11 min
- Mission: write a note recommending a solution 12 min
Level Level C1 (around the DALF C1 exam). Real French: a note to a director about a staffing problem.
Mission
La commande. Vous êtes Nathalie Girard, responsable du service d'accueil d'une mairie (fictive). Depuis le 1er septembre, deux de vos cinq agents sont absents. Le directeur général des services, M. Antoine Roux, que vous vouvoyez, doit arbitrer le budget avant le 30 novembre. Il vous demande une note d'une page, d'environ 210 mots, datée du vendredi 20 novembre 2026, qui lui permette de décider. Le logiciel de rendez-vous en ligne, déjà acquis par la mairie, peut être mis en service dès décembre sans coût supplémentaire.
Document 1 : le courriel de M. Roux
De : Antoine Roux, directeur général des services À : Nathalie Girard Objet : Accueil : ce qu'il me faut avant le 30 novembre
Nathalie, deux de vos cinq agents sont absents depuis le 1er septembre : l'un jusqu'au 31 mars, l'autre sans date de retour. Je dois boucler le budget du trimestre avant le 30 novembre et je n'ai aucune marge. Faites-moi une note d'une page : ce que vous constatez, ce que vous proposez, et ce que cela coûte. Pas de plaidoyer, des faits.
A. Roux
Document 2 : le relevé du service
- Attente moyenne (minutes) — Septembre : 12 ; Octobre : 35
- Réclamations — Septembre : 5 ; Octobre : 41
- Heures supplémentaires — Septembre : 40 ; Octobre : 96
- Visiteurs — Septembre : 4 200 ; Octobre : 4 200
Document 3 : le courriel de l'agence d'intérim
Objet : Votre demande d'agent d'accueil temporaire
Madame Girard, nous pouvons vous proposer un agent d'accueil expérimenté dès le mardi 1er décembre : 2 400 euros par mois, quelle que soit la durée. Si vous vous engagiez sur six mois au moins, nous pourrions descendre à 2 250 euros par mois. Il nous faut la commande au moins quatre jours avant l'arrivée de l'agent.
Cordialement, L'agence
(Documents fictifs.)
What it is
Comment un professionnel s'y prend
Ici, aucune méthode n'est donnée : c'est la dernière mission du chapitre, et vous avez vu, dans les trois précédentes, comment un professionnel s'y prend. À vous de décider ce que vous regardez d'abord, ce que vous vous demandez, ce que vous vérifiez avant d'envoyer.
Votre boîte à outils
La note. Objet (un groupe nominal), contexte, constats (des faits et des chiffres, sans opinion), analyse (ce que signifient les faits, les options comparées), recommandations (quoi, combien, pour quand). Impersonnel : il apparaît que, il ressort de… que, il convient de. Nominal : Attente moyenne : 35 minutes. Connecteurs : en outre, toutefois, en revanche, dès lors que. Recommander : il est recommandé de + infinitif ; nous préconisons.
Les chiffres. Comparer et ancrer (contre, par rapport à), distinguer points et pourcentages, écrire à la française (4 800 euros, 12,5 %) ; environ, provisoire, sous réserve de quand la certitude manque.
La négociation. Peser une offre conditionnelle (si + imparfait, puis conditionnel : le forfait annuel ne serait avantageux que si l'on y recourait plus de dix fois) ; nommer une condition (à condition que + subjonctif) ; lire ce qu'un devis laisse entendre sans le dire.
La réunion. Décisions précises, avec qui, quoi, pour quand (il est recommandé de…, avant le…) ; ce qui n'est pas ferme est écrit comme tel.
Why it matters
Notes et rapports sont la trace écrite d'une administration ou d'une entreprise : celui qui décide lit l'objet et les recommandations d'abord, le reste s'il le faut. Une note claire, courte et neutre est approuvée ; une note confuse provoque une réunion. Le même savoir-faire sert pour un rapport à un comité, un dossier pour un cabinet, une réponse à un appel d'offres.
Worked example
Un autre cas. Marc Delorme, responsable d'une médiathèque (fictive), écrit à Mme Chloé Vidal, directrice des affaires culturelles. Trois documents : un courriel de Mme Vidal, qui dit que le maire tient à l'ouverture du dimanche mais que le budget n'augmentera pas ; un tableau de huit dimanches de test (14 h – 18 h, du 6 septembre au 25 octobre) ; une ligne du budget : 420 euros par ouverture. Le test donne 120 visiteurs en moyenne le dimanche, contre 310 le samedi ; 42 % de primo-visiteurs le dimanche, contre 25 % le samedi.
Note à l'attention de Madame Chloé Vidal, directrice des affaires culturelles
De : Marc Delorme, responsable de la médiathèque
Date : 13 novembre 2026
Objet : Ouverture dominicale de la médiathèque
Contexte
La Ville souhaite étendre les horaires de la médiathèque sans augmenter le budget. Un test a été mené sur huit dimanches, de 14 h à 18 h, du 6 septembre au 25 octobre.
Constats
Fréquentation moyenne : 120 visiteurs le dimanche, contre 310 le samedi. Primo-visiteurs : 42 % le dimanche, contre 25 % le samedi, soit 17 points d'écart. Coût : 420 euros par ouverture.
Analyse
Trois options ont été comparées. Une ouverture chaque dimanche pendant 24 semaines coûterait 10 080 euros (24 × 420). Il ressort du test que le public du dimanche est plus neuf, mais moins nombreux ; or huit séances ne suffisent pas à établir une tendance. Un dimanche sur deux limiterait le risque, dès lors que le budget ne peut être relevé. Renoncer priverait la Ville d'un public que le samedi n'atteint pas.
Recommandations
Il est recommandé d'ouvrir un dimanche sur deux, de janvier à juin, soit douze séances pour 5 040 euros, à condition que la fréquentation atteigne en moyenne 150 visiteurs sur les six premières séances, seuil où le coût par visiteur passe de 3,50 à 2,80 euros (2 520 euros engagés avant ce bilan). Si ce seuil n'est pas atteint, l'expérience s'arrêtera. Une décision avant le 1er décembre permettrait d'ouvrir le dimanche 10 janvier.
Décompte : la note compte 235 mots, titres et en-tête compris. Règle de comptage : les mots sont séparés par des espaces ; les signes isolés (deux-points, ×) ne comptent pas ; 10 080 compte pour deux mots. Les calculs : 24 × 420 = 10 080 ; 12 × 420 = 5 040 ; 6 × 420 = 2 520 ; 420 ÷ 120 = 3,50 ; 420 ÷ 150 = 2,80 ; 42 − 25 = 17 points ; douze dimanches un sur deux : du 10 janvier au 13 juin.
Pourquoi ça marche :
- La structure est celle de la boîte à outils, dans l'ordre ; l'objet est un groupe nominal et la note tient en une page.
- Les constats sont nominaux et ancrés (contre 310), avec l'écart de parts en points (17), sans opinion.
- L'analyse compare trois options et ose une réserve (huit séances ne suffisent pas) : c'est le degré de certitude que les données permettent.
- La recommandation donne un responsable de la décision, un montant, une condition chiffrée et justifiée (150 visiteurs, où le coût par visiteur tombe de 3,50 à 2,80 euros) et une date ; elle lit ce que Mme Vidal ne dit pas (un maire qui veut oui, un budget qui dit non).
- Le style est impersonnel, sans je, et les calculs se recoupent.
Ce qu'un relecteur reprocherait à une version faible :
- Mettre « le dimanche attire moins de monde, c'est regrettable » dans les constats : une opinion parmi les faits.
- Recommander « d'ouvrir tous les dimanches, ce serait mieux » : vague, spontané, sans coût ni condition.
- Ne rien dire de l'incertitude : huit séances présentées comme une preuve.
Common mistake
Au travail, une note faible enterre la recommandation, mêle faits et opinions, ou laisse des chiffres qui ne se recoupent pas. Un ton parlé la dessert aussi : wrong: Je pense qu'on devrait ouvrir le dimanche, ce serait mieux est vague ; on écrit Il est recommandé d'ouvrir un dimanche sur deux, de janvier à juin. Les fautes de langue qui trahissent un rédacteur pressé : le mode après il apparaît que, wrong: Il apparaît que l'attente ait triplé (indicatif : a triplé), et la certitude qu'on n'a pas, wrong: le coût sera de 5 040 euros si l'avenir est incertain : écrivez le coût est estimé à… ou sous réserve de….
Quick check
Tap an answer to check it.
Une directrice arbitre le budget avant le 10 mars ; le prestataire exige la commande huit jours avant l'arrivée du technicien, prévue le 15 mars. Quelle date de décision demandez-vous ?
- c'est sa date limite, pas la vôtre : le technicien ne viendrait pas le 15
Show answer
Au plus tard le 7 mars.. on demande la date dont l'action a besoin, qui peut précéder la date limite du décideur. Le contexte tranche.
Key terms
- une note
- écrit bref destiné à un décideur
- l'objet
- ligne qui dit le sujet du document, en groupe nominal
- un constat
- fait établi, sans interprétation
- l'analyse
- ce que signifient les faits ; les options comparées
- une recommandation
- action proposée, avec son coût et sa date
- il est recommandé de
- formule impersonnelle pour proposer une action
- nous préconisons
- nous conseillons (le service s'engage)
- dès lors que
- puisque, du moment que (cause)
- sous réserve de
- à condition que ce qui est attendu se confirme
Practise the key terms
Tap a card to turn it over. 9 cards.
| Front | Back |
|---|---|
| une note | écrit bref destiné à un décideur |
| l'objet | ligne qui dit le sujet du document, en groupe nominal |
| un constat | fait établi, sans interprétation |
| l'analyse | ce que signifient les faits ; les options comparées |
| une recommandation | action proposée, avec son coût et sa date |
| il est recommandé de | formule impersonnelle pour proposer une action |
| nous préconisons | nous conseillons (le service s'engage) |
| dès lors que | puisque, du moment que (cause) |
| sous réserve de | à condition que ce qui est attendu se confirme |
Task
Pour la mission (Nathalie Girard, note à M. Roux, datée du 20 novembre 2026), à partir des trois documents, rédigez la note : une page, environ 210 mots, avec en-tête, objet et les quatre parties.
Model answer
Show the model answer
Note à l'attention de Monsieur Antoine Roux, directeur général des services
De : Nathalie Girard, responsable du service d'accueil
Date : 20 novembre 2026
Objet : Renfort temporaire du service d'accueil
Contexte
Depuis le 1er septembre, deux des cinq agents d'accueil sont absents, l'un jusqu'au 31 mars, l'autre sans date de retour. L'affluence reste stable, à 4 200 visiteurs par mois.
Constats
Attente moyenne : 35 minutes en octobre, contre 12 en septembre. Réclamations : 41, contre 5. Heures supplémentaires : 96, contre 40.
Analyse
Il apparaît qu'un renfort rétablirait des délais acceptables. L'agence propose 2 400 euros par mois, ou 2 250 pour six mois au moins. Or le besoin certain s'arrête fin mars : quatre mois coûteraient 9 600 euros, contre 13 500 pour six, soit 3 900 euros de plus. Le tarif réduit ne serait avantageux que si l'absence du second agent dépassait mars, ce que rien n'établit.
Recommandations
Il est recommandé de signer un contrat de quatre mois à compter du 1er décembre, soit 9 600 euros, renouvelable si le second agent n'est pas revenu fin mars. Nous préconisons également d'ouvrir la prise de rendez-vous en ligne en décembre, sans coût supplémentaire. Une décision avant le vendredi 27 novembre permettrait de passer la commande le jour même, pour une arrivée le mardi 1er décembre.
Le texte compte 211 mots, avec la même règle de comptage que dans l'exemple (titres et en-tête compris). Les calculs : 4 × 2 400 = 9 600 ; 6 × 2 250 = 13 500 ; 13 500 − 9 600 = 3 900 ; 35 ÷ 12 ≈ 2,9 ; le 27 novembre précède le 1er décembre de quatre jours.
Pourquoi ça marche :
- Le directeur trouve l'objet et les recommandations en haut et en bas de page ; les constats sont nominaux, ancrés, sans opinion.
- L'analyse ne se contente pas du tarif le plus bas : elle calcule le coût total et voit que le devis avantageux ne l'est que pour un besoin que rien n'établit. C'est la lecture entre les lignes du devis, doublée de la contrainte « aucune marge ».
- Le ferme (quatre mois jusqu'à fin mars) et l'incertain (renouvelable si le second agent n'est pas revenu) sont séparés ; la condition est écrite comme telle.
- La recommandation dit qui, quoi, pour quand : un contrat, une date de décision compatible avec le délai de l'agence, et un coût exact.
Ce qu'un relecteur reprocherait :
- Recommander six mois au tarif réduit « parce que c'est moins cher par mois » : 13 500 euros engagés pour un besoin de quatre mois.
- Écrire « le second agent reviendra en avril » ou, à l'inverse, taire son absence sans date : une certitude fausse ou un silence qui expose le service.
Practice
Quick quiz
Tap an answer to check it.
Dans la partie « Constats », quelle ligne choisissez-vous ?
- du bon français, mais une dégradation nette est une interprétation : sa place est dans l'analyse
Show answer
Attente moyenne : 35 minutes en octobre, contre 12 en septembre.. les constats donnent des faits chiffrés ; le jugement vient ensuite.
Le second agent est absent sans date de retour. Quelle phrase choisissez-vous pour l'analyse ?
- la phrase affirme ce que personne ne sait ; elle peut se révéler fausse
Show answer
L'absence du second agent pourrait se prolonger au-delà de mars.. sans date de retour, la certitude s'affiche au conditionnel ou avec une réserve.
Pour dire l'ampleur des réclamations à un directeur pressé, quelle phrase choisissez-vous ?
- exact, car (41 − 5) ÷ 5 = 7,2, mais un pourcentage de cet ordre se lit mal et paraît plaider ; « multipliées par plus de huit » se comprend d'un coup
Show answer
Les réclamations sont passées de 5 à 41 : elles ont été multipliées par plus de huit.. pour un lecteur qui veut des faits, le rapport (« multipliées par ») est plus direct que de grands pourcentages.
Spot the error
One line is wrong. Tap it.
Quelle phrase contient un glissement de langue ?
- correcte
- correcte
- correcte
Show answer
Le tarif réduit est de deux mille deux cents cinquante euros par mois.. cent ne prend un s que s'il est multiplié et qu'aucun nombre ne le suit : deux cents euros, mais deux mille deux cent cinquante euros.
Practise speaking
Studyfern has no voice tools of its own. To practise out loud, copy this prompt into a voice-capable AI assistant and talk with it.
Jeu de rôle. Vous êtes M. Roux, directeur général des services d'une mairie, exigeant et pressé. Vous me vouvoyez ; j'emploie aussi « vous ». D'abord, vous inventez une variante inédite : un problème de personnel dans un autre service public, avec des chiffres cohérents, un devis à deux tarifs dont l'un est conditionnel et un doute sur la durée du besoin ; vous me donnez le tout en liste courte. Je vous dicte ma note à voix haute, partie par partie. Une fois, vous me coupez comme une vraie personne (« Pourquoi pas le tarif le plus bas ? »). Ensuite, vous me donnez votre avis en français, avec trois points au plus, selon ces critères : une structure fixe, des constats sans opinion, une analyse qui compare les options et chiffre le coût total, un degré de certitude montré, des recommandations avec qui, quoi, pour quand. Quand ma note d'environ 210 mots remplit ces critères et que tous les chiffres se recoupent, vous dites « Mission accomplie ! » et vous me donnez un conseil. Limitez chaque réplique à trois phrases, sauf pour présenter la situation.
Listen too. Listen to native speakers before and after: see the free listening and shadowing links.
Good to know. AI feedback on pronunciation is hit and miss, so check yourself against native recordings. Many assistants turn your speech into text first, so a vowel or liaison you got wrong may be silently “heard” as the right word. Don't share personal details: use a made-up name and town.
New to this? Read Practising speaking with an AI.
In short
- Structure : objet, contexte, constats, analyse, recommandations, dans cet ordre, en une page.
- Constats : des faits et des chiffres, nominaux, ancrés dans une comparaison ; analyse : le sens des faits et les options comparées.
- Style impersonnel : il apparaît que, il ressort de… que, il convient de ; connecteurs : en outre, toutefois, dès lors que.
- Lire un devis, c'est calculer le coût total et voir à quel besoin le tarif le plus bas s'applique, non se fier au prix mensuel.
- Recommander : il est recommandé de…, nous préconisons…, avec qui, quoi, pour quand, un coût exact, une date de décision adaptée, et la part d'incertitude dite honnêtement.
Check yourself
Answer in your head first, then open the answer. Nothing is saved.
Un devis propose un tarif mensuel plus bas contre un engagement plus long. Comment décidez-vous de le recommander ?
Show answer
Je calcule le coût total pour la durée du besoin certain et pour la durée exigée, puis je regarde si le besoin dure vraiment aussi longtemps. Si rien ne l'établit, je recommande l'engagement court, renouvelable.
Le retour d'un agent n'est pas daté. Comment l'écrivez-vous, et pourquoi ?
Show answer
Avec une réserve (sous réserve de, pourrait, renouvelable si…) et sans le tenir pour acquis ; une note ne doit pas promettre plus que ce qu'on sait.
Quelle date de décision demandez-vous à un directeur qui a un délai, quand l'action a elle-même un délai ?
Show answer
La date dont l'action a besoin, qui peut précéder la date limite du décideur : si le prestataire exige un délai avant l'arrivée, je compte à rebours depuis cette arrivée.
Further reading
- RFI : voyez comment les journalistes présentent des faits dans un registre neutre.
- France Éducation international, DALF C1 : la page officielle de l'examen.
Finished? Mark it done to fill in your leaf on the French map.