Mission: write the findings of an audit report
Impersonal style. Present evidence in an objective, formal tone.
FrenchC1 · Precision and styleAbout 12 min: 10 reading, 2 practiceUpdated
- Write the findings section of a short audit report
- Use il convient de, il s'agit de and il est à noter que
- Use il ressort de … que and force est de constater que
- Use on note, on observe and passive or pronominal forms
- Keep an objective tone instead of opinion
Precision and style: lesson 4 of 4
- C1 · Precision and style
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Level Level C1 (around the DALF C1 exam). Real French: the findings section of an internal audit.
Mission
Vous êtes Nadia Rey, auditrice interne chez Maison Delorme, une PME fictive. Vous avez contrôlé un échantillon de 90 factures fournisseurs payées de janvier à juin. Le directeur financier, M. Perrin, vous demande la section « Constats » du rapport pour le comité d'audit. Longueur : environ 200 mots. Il veut des constats séparés, chacun avec sa preuve, et il demande de distinguer ce qui est établi de ce qui reste une hypothèse. Les recommandations sont à part. Travaillez à partir des trois documents ci-dessous. Aucune méthode n'est donnée : c'est la mission de clôture du quartier, et elle réunit les quatre points de la boîte à outils.
(Documents fictifs.)
Document 1. Courriel du directeur financier
De : Jérôme Perrin Objet : Rapport factures fournisseurs : section Constats
Bonjour,
J'ai besoin de la section « Constats » pour le comité d'audit : 200 mots environ, sans opinion, sans nom propre, chaque constat avec son chiffre. Je veux voir clairement ce qui est établi et ce qui est une hypothèse. Les recommandations viendront dans une section à part.
J. P.
Document 2. Résultats de l'échantillon
| Indicateur | Constaté | Objectif |
|---|---|---|
| Factures examinées (janvier à juin) | 90 | — |
| Factures payées après l'échéance | 18 | 0 |
| dont payées en mars | 11 | — |
| Délai moyen de paiement | 41 jours | 30 jours |
| Factures payées deux fois | 3 | 0 |
| Montant payé en double | 7 240 € | 0 € |
Document 3. Entretien avec la responsable comptable (extrait)
— Les retards, d'où viennent-ils ? — Surtout de mars, je crois : nous avons changé de logiciel et les échéances ne se sont pas toutes importées. — Et les trois paiements en double ? — Je ne sais pas encore d'où ils viennent. Aucun fournisseur n'a réclamé de pénalités, à ma connaissance. Les trois montants n'ont pas été remboursés à ce jour.
What it is
Le cas. Ici, pas de méthode : le brief de la Mission suffit, comme en situation réelle. Votre texte doit réunir quatre savoir-faire de ce quartier : doser la certitude (subtle moods), soigner la syntaxe là où elle sert (formal inversion), éviter la répétition lourde (avoiding repetition) et tenir le ton impersonnel d'un rapport.
Votre boîte à outils
| Formule | Ce qu'elle fait | Suivie de |
|---|---|---|
| il ressort de … que | rattache un constat à sa source | indicatif |
| il a été établi que | affirme ce qui est prouvé | indicatif |
| il est à noter que | ajoute un détail utile | indicatif |
| il convient de | recommande | infinitif |
| force est de constater que | admet un fait contraire à l'attente | indicatif |
| il s'agit de | dit de quoi il est question | nom ou infinitif |
- Impersonnel : on observe que, le passif et le pronominal cachent l'acteur : Il a été procédé à l'examen de…, Cela se traduit par… Les jugements vont aux recommandations, jamais aux constats ; on ne nomme ni ne blâme personne.
- Certitude : l'indicatif pour ce qui est établi ou probable (il est probable que + indicatif), le subjonctif pour le possible et l'improbable (il est possible que + subjonctif) ; je crois d'un témoin se transforme en degré de certitude attribué.
- Inversion : peut-être, sans doute, encore convient-il de donnent du poids à une réserve, mais un rapport en demande peu : deux au plus.
- Répétition : règlement, versement pour paiement ; celui-ci, ces sommes ; les mots techniques (échéance, facture) se gardent.
Why it matters
Audits, inspections, évaluations, procès-verbaux : on y lit des constats que des gens utiliseront pour décider. Ceux qui les écrivent doivent séparer l'établi de l'hypothèse, ne rien dire de plus que les pièces, et le dire dans un registre sobre. Ces textes se rédigent en équipe, sous le regard d'un relecteur qui cherche d'abord le mot de trop.
Worked example
Un autre cas. Léa Girard, auditrice interne d'une petite entreprise fictive, a vérifié un échantillon de 120 notes de frais de janvier à juin. Ses pièces : le message de la directrice financière, Mme Aubry (« Les constats pour le conseil, 150 à 200 mots »), le tableau des résultats (18 notes sans justificatif, dont 14 pour des déplacements de moins de 50 euros ; un délai moyen de remboursement de 23 jours pour un objectif de 15, aucun mois n'atteignant l'objectif ; 6 notes validées par leur propre auteur) et la remarque du service informatique : le logiciel actuel n'interdit pas cette validation. Tous les noms et les chiffres sont fictifs.
La solution. Règle de comptage : les mots sont séparés par des espaces ; la ponctuation isolée n'est pas comptée ; le signe % isolé n'est pas compté ; l'échantillon compte pour un mot. La section ci-dessous compte 153 mots.
Constats
Il a été procédé à l'examen de 120 notes de frais traitées entre janvier et juin ; il s'agit ici d'en présenter les résultats.
Constat 1 : justificatifs manquants. Il ressort de l'échantillon que 18 notes de frais (15 %) ne comportent aucun justificatif. Il est à noter que 14 d'entre elles portent sur des déplacements de moins de 50 euros.
Constat 2 : délais. Le délai moyen de remboursement atteint 23 jours, pour un objectif de 15. Force est de constater que l'objectif n'a été tenu pour aucun des six mois examinés.
Constat 3 : validation. Il a été établi que 6 notes (5 %) ont été validées par leur propre auteur. On observe que le logiciel actuel ne l'interdit pas.
Recommandations. Il convient de rendre le justificatif obligatoire dès le premier euro, de fixer un délai de traitement maximal et de séparer la saisie de la validation. Il convient également de refaire ce contrôle dans six mois.
Pourquoi ça marche
- Il a été procédé à dit la méthode et il s'agit ici de le but, sans « je ».
- Il ressort de l'échantillon que et il a été établi que rattachent chaque constat à sa preuve ; on observe que constate un fait sans le commenter.
- Il est à noter que ajoute le détail utile (les petits déplacements) sans jugement.
- Force est de constater que est réservé au seul résultat désagréable : aucun mois n'atteint l'objectif.
- Les constats (faits) et les recommandations (il convient de) sont séparés ; personne n'est nommé.
Ce qu'un relecteur reprocherait à une version faible
- Un constat mêlé d'opinion : « il est à noter que c'est scandaleux » : l'opinion appartient aux recommandations.
- Il ressort que sans source : le lecteur ne sait pas d'où vient le chiffre.
- Un nom propre : « M. Dupont triche » ne dit rien de plus que « 6 notes ont été validées par leur auteur », et accuse.
Common mistake
Donner un sujet à il s'agit de : wrong: ce rapport s'agit de s'écrit dans ce rapport, il s'agit de.
Oublier la source : il ressort que les retards augmentent ne dit pas d'où cela ressort. Écrivez il ressort de l'échantillon que.
Écrire une cause comme un fait : wrong: les retards sont dus au changement de logiciel transforme le « je crois » d'un témoin en constat. Écrivez il est probable que le changement de logiciel a joué un rôle, ou il est possible qu'il…, selon la pièce.
Mêler l'opinion aux constats ou nommer quelqu'un : wrong: il est à noter que c'est scandaleux ; wrong: M. Dupont a triché.
Alourdir le style en inversant partout : une inversion bien placée donne du poids ; trois en un paragraphe font un exercice de style.
Quick check
Tap an answer to check it.
La responsable comptable dit : « Surtout de mars, je crois : nous avons changé de logiciel. » Onze retards sur dix-huit tombent en mars. Dans votre constat, laquelle écrivez-vous ?
- correcte, mais elle traite comme une simple possibilité une hypothèse que 11 retards sur 18 appuient
Show answer
Il est probable que le changement de logiciel a joué un rôle dans les retards de mars.. le chiffre soutient l'hypothèse sans la prouver : « probable » est le cran qui dit exactement cela.
Key terms
- constat
- fait établi par un contrôle, avec sa preuve (finding)
- il ressort de … que
- cela résulte de … (rattache le constat à sa source)
- il a été procédé à
- formule passive soutenue : on a effectué
- il convient de
- il est recommandé de (+ infinitif)
- force est de constater que
- on est obligé d'admettre que
- cela se traduit par
- cela a pour conséquence
- il s'agit de
- il est question de (sujet impersonnel : il)
- hypothèse
- explication plausible mais non vérifiée
Practise the key terms
Tap a card to turn it over. 8 cards.
| Front | Back |
|---|---|
| constat | fait établi par un contrôle, avec sa preuve (finding) |
| il ressort de … que | cela résulte de … (rattache le constat à sa source) |
| il a été procédé à | formule passive soutenue : on a effectué |
| il convient de | il est recommandé de (+ infinitif) |
| force est de constater que | on est obligé d'admettre que |
| cela se traduit par | cela a pour conséquence |
| il s'agit de | il est question de (sujet impersonnel : il) |
| hypothèse | explication plausible mais non vérifiée |
Task
Rédigez la section « Constats » demandée par M. Perrin, à partir des trois documents de la Mission. Longueur : environ 200 mots (de 180 à 220).
Model answer
Show the model answer
Constats
Il a été procédé à l'examen de 90 factures fournisseurs payées entre janvier et juin ; il s'agit ici d'en présenter les résultats.
Constat 1 : retards de règlement. Il ressort de l'échantillon que 18 factures (20 %) ont été payées après l'échéance, dont 11 en mars. Le délai moyen atteint 41 jours, pour un objectif de 30. La responsable comptable attribue l'essentiel de ces retards au changement de logiciel. Il est probable que ce changement a joué un rôle, la concentration en mars allant dans ce sens ; il est possible que d'autres causes aient aussi joué pour les 7 autres cas. Cette hypothèse reste à vérifier.
Constat 2 : paiements en double. On observe que 3 factures ont été réglées deux fois, pour 7 240 euros au total. Force est de constater que ces sommes n'ont pas été remboursées à ce jour. L'origine de ces doublons n'est pas établie : aucune pièce ne permet de la rattacher au changement de logiciel. Du moins la responsable comptable ne la connaît-elle pas encore. Selon la responsable comptable, aucune pénalité n'a été réclamée par les fournisseurs ; ce point reste à vérifier.
Recommandations. Il convient de rechercher l'origine des doublons, d'en obtenir le remboursement et de contrôler l'importation des échéances dans le nouveau logiciel. Il convient également de refaire ce contrôle dans six mois.
Pourquoi ça marche
- Chaque constat a sa source (il ressort de l'échantillon que, on observe que) et son chiffre ; les recommandations viennent après, avec il convient de.
- Le mesuré est affirmé ; l'hypothèse est attribuée (« selon la responsable comptable ») et dosée : probable pour le lien avec le logiciel (11 retards sur 18), possible pour les autres causes, non établie pour l'origine des doublons.
- Force est de constater que est gardé pour le seul fait désagréable (sommes non remboursées) ; le « à ma connaissance » sur les pénalités devient « ce point reste à vérifier », sans rien affirmer.
- Règlement et réglées évitent la répétition de paiement ; ce changement et ces sommes (les 7 240 euros) reprennent un référent unique ; une seule inversion (du moins… ne la connaît-elle pas encore).
Ce qu'un relecteur reprocherait
- « Les retards sont dus au changement de logiciel » : une hypothèse présentée comme un fait.
- Une section qui mêle « il est regrettable que » aux constats : le regret est une opinion, et sa place est dans les recommandations.
Practice
Quick quiz
Tap an answer to check it.
Vous voulez que le comité sache d'où vient le chiffre de 18 factures en retard. Laquelle écrivez-vous ?
- correcte, mais elle ne nomme pas la source : le comité ne sait pas à quoi se fier
Show answer
Il ressort de l'échantillon que 18 factures ont été payées après l'échéance.. il ressort de… que rattache le constat à la pièce qui le fonde.
Vous voulez que le comité mesure que les sommes non remboursées sont un fait préoccupant, sans l'écrire en toutes lettres. Laquelle choisissez-vous ?
- correcte et neutre, mais elle ne signale pas que le constat est désagréable ; force est de constater est la formule de ce poids
Show answer
Force est de constater que ces sommes n'ont pas été remboursées à ce jour.. il est à noter que ajoute un détail ; force est de constater que admet un fait qu'on aurait préféré ne pas lire.
Dans la section « Recommandations » d'un rapport destiné à un comité, laquelle choisissez-vous ?
- correcte, mais plus conversationnelle : elle perd le ton de rapport et ne se distingue pas de la prose des constats
Show answer
Il convient de vérifier l'origine des trois doublons.. les formules (il convient de) marquent la frontière entre constat et recommandation.
Spot the error
One line is wrong. Tap it.
Quelle phrase de ce rapport contient une faute ?
- correcte : formule passive soutenue
- correcte : il ressort de … que + indicatif
- correcte : constat désagréable, formule fixe
Show answer
Le montant des trois doublons s'élèvent à 7 240 euros.. le sujet est le montant : s'élève.
Practise speaking
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Jeu de rôle. Vous êtes M. Perrin, directeur financier d'une petite entreprise, exigeant et pressé. Nous nous vouvoyons. D'abord, donnez-moi un cas inédit : un audit sur un échantillon (des demandes de congés, des bons de commande, des accès informatiques), avec trois résultats chiffrés et un témoignage prudent d'un responsable (« je crois », « à ma connaissance »). Puis je vous présente mes constats à l'oral, un par un, avec leur degré de certitude, puis mes recommandations. Une fois, poussez-moi comme un vrai directeur financier (« Vous dites établi : sur quoi ? »), et j'ajuste. Ensuite, donnez-moi votre bilan en français, avec trois points au plus, d'après ces critères : chaque constat séparé avec sa preuve exacte, l'établi distingué de l'hypothèse avec le bon mode, au moins quatre formules impersonnelles et aucun nom ni opinion, des recommandations à part avec *il convient de*. Quand ces critères sont remplis, dites « Mission accomplie ! » et donnez-moi un conseil. Limitez chaque réplique à trois phrases, sauf pour présenter la situation.
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Good to know. AI feedback on pronunciation is hit and miss, so check yourself against native recordings. Many assistants turn your speech into text first, so a vowel or liaison you got wrong may be silently “heard” as the right word. Don't share personal details: use a made-up name and town.
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In short
- Une section de constats donne des faits, chacun avec sa preuve, et rien de plus que les pièces ; les recommandations viennent à part.
- Il ressort de … que, il a été établi que, il est à noter que, on observe que, force est de constater que, cela se traduit par : les formules du constat ; il convient de : celle de la recommandation.
- L'établi se dit à l'indicatif et avec sa source ; l'hypothèse reçoit un cran de certitude (il est probable que + indicatif, il est possible que + subjonctif) et un auteur.
- On n'ajoute ni opinion ni nom propre ; une inversion bien placée suffit.
- On varie le vocabulaire (règlement, versement, ces sommes) sans toucher aux termes techniques.
Check yourself
Answer in your head first, then open the answer. Nothing is saved.
Comment traitez-vous un « je crois » d'un témoin dans un constat ?
Show answer
Je l'attribue (« selon la responsable comptable ») et je lui donne un cran de certitude d'après les pièces, par exemple probable si les chiffres l'appuient ; je ne l'écris pas comme un fait.
Où placez-vous une inversion dans un rapport, et pourquoi si peu ?
Show answer
Là où elle donne du poids à une réserve (du moins… ne la connaît-elle pas encore) ; un rapport est sobre, et trois inversions dans un paragraphe attirent l'œil sur le style plutôt que sur les faits.
Un chiffre manque pour affirmer une cause. Que faites-vous ?
Show answer
J'écris ce qui est mesuré, je marque la cause comme probable, possible ou non établie, et j'indique que le point reste à vérifier.
Further reading
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